Vytautė Kazanavičiūtė. 2018 m. kovo 27 d.

Verslo valdymo sistemos projektų įgyvendinimo efektyvumo gerinimui

Projektų planavimas bei vykdymas neretai asocijuojasi su dokumentų lavina, net savaitgaliais nenutylančiu telefonu, terminų praleidimu ir neišvengiamu stresu, siekiant užtikrinti sėkmingą proceso vyksmą. Tačiau ar tikrai viskas turėtų būti būtent taip?

Nauja verslo valdymo era

Inovatyvūs sprendimai šiandienos pramonėje yra kritiškai svarbūs, jie išskiria iš konkurentų ir padeda patobulinti darbų atlikimą, garantuodami didesnį pelną ir keldami įmonės autoritetą. Todėl konkurencinga statybų industrija privalo nepailstamai ieškoti naujų metodų, galinčių pagerinti projektų vykdymo eigą ir garantuoti sėkmę net ir pačiose sudėtingiausiose situacijose. Vienas tokių būdų – verslo valdymo sistemos (VVS) integracija į kompanijos valdymo modelį.

Verslo analitikas ir autorius Marcas Thomasas Schmidtas knygoje „Verslo objekto projektavimas ir įgyvendinimas II“ (angl. Business Object Design and Implementation II) rašo, kad tinkamai sumanytas modernus darbo eigos organizavimas yra verslo realizavimo įrankis, padedantis užtikrinti kompanijos progresą bei sėkmę.

Būtent šiais kriterijais remiasi verslo valdymo sistemos – jos suteikia kompanijai galimybę kaupti svarbią informaciją, kurti vartotojų pasiekiamumo arba paslaugų ar prekių pardavimo prognozes, daryti įvairius analitinius tyrimus, atsižvelgiant į besikeičiančią įmonės situaciją. VVS teikia pagalbą kuruojant išteklius, stebint resursų užimtumą ir laiką, stebint darbuotojų efektyvumą. Sistema garantuoja, kad darbai atliekami palaipsniui, tačiau užtikrintai ir kokybiškai.

Svarbu paminėti, kad verslo valdymo programinė įranga nėra orientuota tik į šiuolaikiškas, modernias įmones – VVS naudinga ir jaunoms kompanijoms (startuoliams), ir statybų rinkos lyderėms, ieškančioms būdų patobulinti projektų įgyvendinimą. Pasitelkęs verslo valdymo sistemą jaunas verslas gali maksimaliai išnaudoti standartinius sistemos funkcionalumus, užtikrinančius projekto stebėjimą ir priežiūrą. O patyrusios įmonės turi galimybę analizuoti, modifikuoti nusistovėjusius procesus, eliminuodamos egzistuojančias klaidas ir apsaugodamos projektų tęstinumą.

Inovacijos prieš tradicijas

Dauguma statybos projektų organizavimo klaidų yra padaromos dėl įgūdžių trūkumo, informacijos stokos ir prastos komunikacijos. Tokių kliūčių ypač sunku išvengti tuomet, kai darbo organizavimas paremtas tradicine („popierine“) planavimo sistema.

Taip nutinka dėl to, kad informacija išsaugoma popieriniuose dokumentuose, kuriuos sudėtinga redaguoti ir papildyti naujais faktais. Pavyzdžiui, populiarus „Microsoft“

programos „Excel“ šablonų naudojimas projekto vyksmui stebėti ir biudžetui administruoti neretai stokoja kokybės ir eikvoja laiko išteklius – popierinė sistema padeda kuruoti vienai darbo dienai numatytų užduočių eigą ir apžvelgti konkretaus darbuotojo veiksmus viso projekto vykdymo metu. Tačiau, vykdant statybų projektus, ypač jeigu jie yra didelio masto, situacija sparčiai keičiasi – numatomi nauji darbai, sukeičiamas užduočių atlikimo laikas. Be to, dažni ir išoriniai faktoriai, tokie kaip darbuotojų neatvykimas į darbą dėl ligos ar kitų priežasčių, todėl galimybė modifikuoti planus itin naudinga.

Verslo valdymo sistemos padeda valdyti projektą nuo jo vykdymo pradžios iki pabaigos. Visi susiję procesai fiksuojami duomenų bazėje, kurioje gali būti bet kada ir redaguojami. Dažniausiai tokios programos net suteikia galimybę klientui prisijungti ir matyti projekto vykdymo eigą bei, esant poreikiui, pateikti pastabas. Projekto organizatoriai prie kliento failo gali lengvai pridėti papildomų įrašų, reikšmingų tolesniam darbų vykdymui.

Beje, naudojant modernią VVS, finansinė apskaita vykdoma automatiškai. Visi svarbūs duomenys suvedami į sistemą, todėl tampa tarpusavyje susiję. Pasikliaudama esama informacija sistema savarankiškai analizuoja sutartis ir pagal jas parengia sąskaitas, apskaičiuoja tikslų darbo užmokestį, remdamasi faktinėmis darbo valandomis. Buhalteriui reikia tik dar kartą patikrinti rezultatus.

Tradicinė sistema iššūkiu tampa dar ir todėl, kad informacija įmonės viduje keliauja ilgai. Nepaisant to, kad duomenys perduodami iškart, dokumentų pasirašymas, patvirtinimas, išteklių nukreipimas, terminų paankstinimo nutarimas ir t. t. užsitęsia. Taip pat taikant tradicinius metodus sudėtinga stebėti darbuotojų užimtumą. Žmogiškieji ištekliai nėra kuruojami produktyviai – darbuotojų progresą vadovai turi įrašinėti į popierinius šablonus, o vienintelis būdas gauti informaciją – klausinėti, todėl dažniausiai praleidžiama galimybė užduotį anksčiau nei numatyta įvykdžiusiam darbuotojui iškart skirti kitą darbą.

Verslo valdymo sistemos užtikrina „realiojo laiko“ komunikaciją. Informacija gaunama iš karto, kai yra perduodama, o tai garantuoja produktyvų darbų bei išteklių paskirstymą. Duomenys apie darbuotojus taip pat saugomi įmonės darbuotojams pasiekiamoje VVS informacinėje bazėje, projektų vadovai gali peržvelgti darbuotojų kompetencijas ir objektyviai skirti užduotis. O darbuotojas gali bet kada peržvelgti savo darbo atlikimo reikalavimus sistemoje ir savarankiškai atnaujinti jam paskirtos užduoties informaciją, nurodyti atlikto darbo progresą.

Kokius VVS įrankius rinktis?

Verslo valdymo programinę įrangą papildo įrankių moduliai, sudarantys bendrą VVS sistemą, dažniausiai kiekvienos kompanijos pasirinktą individualiai. Pavyzdžiui, CRM modulis yra skirtas komunikacijai, santykiams su klientais valdyti. ERP įrankis padeda planuoti išteklius. HRM užtikrina žmogiškųjų išteklių kontrolę. SCM apima tiekimo grandinės valdymą. BI analizuoja įmonės veiklą ir surenka informaciją iš kitų modulių, kad būtų atlikta išsami įmonės veiklos analizė. Būtent dėl to verslo valdymo sistemos diegimas yra specifinis, sudėtingas ir dažniausiai brangus procesas (nusprendus integruoti VVS itin svarbu pasirinkti patikimus ir profesionalius tiekėjus, garantuojančius reguliarų įrangos atnaujinimą ir teikiančius visapusę pagalbą).

Kurie moduliai yra efektyviausi, siekiant patobulinti statybos projektų įgyvendinimą? Tinkami visi, nes kiekvienas įrankis atlieka reikšmingą funkciją, galinčią pagerinti projekto eigos spartą, sumažinti išlaidas, padėti išvengti klaidų.

Tačiau rinktis kelionę link modernizacijos ir atsisakyti tradicinių projektų valdymo metodų yra sprendimas, kurį kiekviena kompanija turi priimti savarankiškai, atsižvelgdama į biudžetą, galimybes, tikslus. Žinoma, planuojant statybos projektus, reikia ypatingo kruopštumo, nes išteklių, dokumentų yra tiek daug, kad kartais kyla sąmyšis. Verslo valdymo programos padeda garantuoti darbų vykdymo produktyvumą bei efektyvią komunikaciją, ilgainiui skatinančius pelno augimą ir veiklos plėtrą. Taip pat šiuolaikiška visuomenė vis dažniau „reikalauja“ novatoriškų sprendimų, net ir tada, jei tradiciniai metodai vis dar efektyvūs. Todėl verslas, siekiantis užimti konkurencingą padėtį rinkoje, turėtų pamažu adaptuoti naujoves, skatinančias dirbti sėkmingiau.