Admin Structum. 2018 m. kovo 27 d.

Naujos verslo valdymo galimybės

Diegiant verslo valdymo sistemą, svarbiausia – tinkamas momentas ir kokybę užtikrinantys tiekėjai“, – teigia verslo konsultantas iš „Fortis Solutions“ Vygintas Šivickas.

Kiekvienas verslas ar projektas sėkmingas bus tada, jeigu visi iššūkiai, vedantys link tikslų, bus efektyviai valdomi, o sprendimai bus priimami laiku ir tinkamai. Taip pat būtina sufokusuoti visų verslo grandžių dėmesį į šių sprendimų vykdymą, stebėti ir koordinuoti jų veiklą, siekiant tikslų. Bet ar tai padaryti lengva, remiantis dažniausiai verslo srityje naudojamais programiniais sprendimais? Ne. Didelis chaotiškai paskirstomas darbo užduočių krūvis, netinkama komandų narių komunikacija riboja įmonės strateginį potencialą, konkurencingumą bei finansinį efektyvumą. Kai IT sprendimai naudojami ne pagal paskirtį, jie pasirinkti netinkamai ar naudojama keletas tarpusavyje technologiškai nesusietų ir konceptualiai nesuderintų sprendimų, tuomet jie tiktai apkrauna papildomais darbais darbuotojus ir perkrauna vadybininkus beprasme verslo tikslų atžvilgiu, neparuošta ir vėluojančia informacija. Dėl šių priežasčių priimami tikslų link nevedantys, nekokybiški sprendimai.

Tačiau to galima išvengti, pasitelkus kompleksinius sprendimus, kurie vadinami verslo valdymo sistemomis (VVS). Tokio pobūdžio programos padeda sufokusuoti verslą tikslų link, „apeiti“ komunikacijos spragas ir garantuoja dinamiškumą. Kitaip nei dažniausiai mūsų verslo įmonėse naudojamos praplėsto funkcionalumo buhalterinės apskaitos sistemos, VVS gali būti lanksčiai pritaikomos ir modifikuojamos, jų procesai perkonfigūruojami, kintant verslo aplinkai. Modernios VVS pranašumas yra ir mobilumas. Informacija duomenų bazėje gali būti pasiekiama „bet kur ir bet kada“, naudojant išmanųjį įrenginį. Būtent šios savybės sudaro sąlygas kokybiškai organizuoti darbą ir leidžia neprarasti lankstumo, verslui augant, sukuria palankias sąlygas greitai priimti sprendimus.

Lanksti komunikacija konkurencingumui didinti

Įmonės neretai sudvejoja, ar joms reikia naudoti programinę verslo valdymo įrangą veiklai organizuoti. Tam įtakos turi įvairūs vidiniai bei išoriniai faktoriai – nepakankamas informacijos kiekis apie sistemos įtaką verslui valdyti, vangus požiūris, finansiniai aspektai, o kartais įsitikinimas, kad modernios sistemos negali prilygti laiko patikrintiems sprendimams. Vis dėlto realybė yra kitokia.

Verslo valdymo sistemos, ko gero, nereikia tik tuo atveju, jeigu asmuo dirba absoliučiai vienas, tačiau, komandoje esant net ir vos keletui darbuotojų, toks įrankis tampa kritiškai svarbus efektyviai komunikacijai užtikrinti“, – sako V. Šivickas ir primena, kad kai informacija laiku nepasiekia komandos narių ar ji nėra kokybiška, tuomet įmonė praranda lankstumą ir greitį priimdama sprendimus, dažnai daro brangiai kainuojančias klaidas ir dar švaisto išteklius jas taisydama.

VVS, jas kokybiškai įdiegus, padeda išvengti tokių problemų ir sukuria palankias sąlygas verslui harmoningai plėtotis ir augti.

VVS suteikia galimybę kaupti ne tik tradicinę finansinio pobūdžio informaciją, bet ir duomenis apie įmonėje vykstančius procesus, analizuoti jų situaciją, tobulinti, integruotai valdyti prekių, pinigų ir informacijos srautus. Sistema įmonėms taip pat leidžia efektyviau naudoti turimus išteklius bei laiku ir kokybiškai įgyvendinti projektus. Tokio pobūdžio sistemos padeda išvengti ir netinkamo buhalterinės apskaitos valdymo. „VVS moduliai, skirti buhalterijai tvarkyti, dažnai yra kur kas praktiškesni ir efektyvesni nei Lietuvoje ypač pamėgtos „tradicinės“ praplėsto funkcionalumo buhalterinės apskaitos sistemos, kurios, beje, neretai net painiojamos su VVS“, – sako „Fortis Solutions“ vadovas.

Sistema tiems, kurie planuoja sėkmę

VVS programinę įrangą galima ir verta prisijaukinti pamažu. Jeigu esamuoju metu įmonei aktualesnis kokybiškas projektų valdymas, galima pradėti naudoti (kaip pagrindinę) šią sistemos funkciją. Jeigu būtinas itin kruopštus bei tikslingas išteklių planavimas, galima pradėti modulių, padedančių realiuoju laiku stebėti ir kuruoti finansinius išteklius, prekių srautus. Žinoma, tokio tipo sistemų paruošimas darbui yra sudėtingesnis nei specializuotų programinių sprendimų, nes, norint bent jau iš dalies naudoti sistemą, neišvengiamai teks sukonfigūruoti ir užpildyti duomenų bazę kur kas išsamiau. Įmonės poreikiams bei finansinėms galimybėms augant, programinės įrangos galimybės gali būti naudojamos įvairiau, prijungiama daugiau jos funkcijų. „Dažniausiai įmonės pamato, kad joms reikia pradėti nuo pardavimų ir CRM modulių, nes šie moduliai labai efektyviai veikia, jei yra integruoti tarpusavyje – jų integralumas bet kokiam verslui sukuria keletą labai vertingų konkurencinių pranašumų“, – sako V. Šivickas. Žinoma, kiekviena pradedančioji įmonė visuomet turėtų individualiai apibrėžti savo poreikius ir įvertinti galimybes. „Naujoms įmonėms, kol veiklos apimtys labai mažos, atrodo, kad didelio poreikio naudoti verslo valdymo sistemos nėra. Tačiau reikia nepamiršti, kad kiekvienas verslas turėtų nuolat galvoti apie plėtrą. Įmonės veiklos pradžioje daug paprasčiau ir lengviau įsidiegti VVS ir pradėti ja naudotis, nei derinti ir koreguoti didesnio verslo procesus ar bandyti „pritempti“ esamus procesus prie tipinių VVS galimybių arba atvirkščiai“, – pasakoja V. Šivickas, konsultuojantis įmones dėl VVS sprendimų tinkamumo ir padedantis sprendimus priimantiems asmenims tinkamai pasirinkti šio tipo sistemų diegimo partnerius bei kitus šio tipo projektų partnerius, paruošti ir valdyti programinės įrangos įsigijimo konkursus, kontroliuoti diegėjų atliekamus darbus.

Pasak V. Šivicko, stambesnės įmonės kur kas greičiau suvokia modernių verslo valdymo sistemų svarbą verslo sėkmei, supranta, kokią vertę jos galėtų gauti iš VVS.

Dinamiškas ir našus klientų stebėjimas

Pasak „Fortis Solutions“ vadovo, VVS padeda integruotai valdyti pagrindinius įmonės procesus bei srautus: lengvai priimti sudėtingus sprendimus – kai būtina vienu metu įvertinti keleto svarbių kriterijų įtaką sprendimui ir matyti dinamiką faktų iš skirtingų funkcinių to paties verslo (ar netgi įmonių grupės) valdymo sričių. Pavyzdžiui, tampa įmanoma greitai ir tiksliai sumodeliuoti sprendimus dėl esamų įmonės klientų aptarnavimo kokybės gerinimo (siekiant padidinti pardavimus, klientų lojalumą), lygiagrečiai nepadindinant išlaidų ir sutaupant apyvartinių lėšų, reikalingų plėtrai vykdyti, arba, priimti gamybos valdymo ir pirkimų srities sprendimus, susiejant juos su pardavimų, rinkodaros ir produktų vadybos grandžių tikslais bei projektais, planuojant gamybinę ir pirkimų veiklą, lanksčiai ir labai greitai reaguoti į produktų ir paslaugų vartojimo dinamikos pokyčius. Labai svarbu tai, kad CRM modulyje bent kuriuo metu galima pasiekti informaciją apie klientų įsigyjamus prekes ir paslaugas, jų kainas ir dinamiką, ir, vykdant klientų užsakymus, naujausia informacija nedelsiant atvaizduoti CRM modulyje, tokiu būdu sukuriant galimybę vadybininkams, atsakingiems už asortimento ar už santykių su klientais valdymą, naudotis šia informacija savo atsakomybės sferoje. Šio tipo sistemų duomenų bazių struktūra leidžia labai efektyviai bei lanksčiai analizuoti surinktus duomenis, nebereikia papildomai apdoroti ir apjunginėti iš kelių skirtingų duomenų bazių gaunamos informacijos, norint pamatyti „platesnį“vaizdą apie faktus bei reiškinius, vykstančius versle.

Tinkama sistemos konfigūracija

Norint, kad sistema veiktų efektyviai ir kokybiškai, reikia kreiptis į specialistus, gebančius tinkamai įdiegti šias sistemas ir jas prižiūrėti. Kokybiškas paslaugas siūlantis diegėjas pirmiausia sieks tobulinti procesus, vykstančius įmonėje, naudodamas pažangius vadybos metodus, ir stengsis taip sukonfigūruoti VVS, kad kuo mažiau tektų programuoti. Prastas diegėjas sieks atlikti kuo daugiau programavimo darbų ir programuos pagal chaotiškai pateikiamus kliento pageidavimus, įvairius nesisteminius pakeitimus ir papildymus, vengdamas gilintis į kliento procesų specifiką, vykdyti projektavimo ir konfigūravimo darbus. Jei diegėjas siekia įdiegti kliento jau naudojamus procesus į naujai diegiamą sistemą ir visais įmanomais būdais bando išvengti procesus tobulinti, nesiūlo klientui prieš pradedant konfigūravimą atlikti procesų analizės ir projektavimo, tai klientui jau verta rimtai suklusti“, – teigia verslo konsultantas V. Šivickas.